Gmailの便利な設定や機能など使い方を徹底紹介!PC編

そなえる

世界最大のフリーメールサービス「Gmail」。

Gmailはとても使いやすく作られているため、そのまま使っていても不便は感じにくいのですが、さらに使いやすくなる設定や機能がたくさんあります。

そこで、あまり知られていないGmailの便利な使い方を前編・後編の2回にわけて紹介。前編の今回は基本的な使い方を中心にお伝えします!

Gmailの独自の機能「アーカイブ」とは?

Gmailには「アーカイブ」という独自の機能が存在します。アーカイブしたメールは受信ボックスにもゴミ箱にも表示されなくなるので、「削除」との違いがわからないという方が多いのではないでしょうか?

アーカイブは、表面上見えなくなるだけでメール自体は保存されています。そのため、後で必要になった場合は、すぐに復活させることができます。一方、削除はメールをゴミ箱に移します。保存期間の30日を過ぎるかゴミ箱を空にするとメールは完全に削除され、復活させることはできません。

メールをアーカイブする方法でもっともかんたんなのは、メール一覧でアーカイブしたいメールの上で右クリックし、メニューからアーカイブを選ぶ方法です。すでに既読、確認の必要がないと判断できる件名など、すぐにアーカイブしたい場合は、この方法がおすすめです。

<アーカイブの方法①>

1. アーカイブしたいメールを右クリック

2. メニューから「アーカイブ」を選択

メールを読んだ後、アーカイブしたい場合はページ上部のアーカイブアイコンをクリックしてください。また、複数のメールをまとめてアーカイブしたいときは、メール一覧でアーカイブしたいメール左のチェックボックスにチェックを入れ、ページ上部のアーカイブアイコンをクリックしましょう。

<アーカイブの方法②>

1. アーカイブしたいメールを開くか、メール横のチェックボックスにチェックを入れる

2.「アーカイブ」をクリック

アーカイブしたメールは、左のメニューから「すべてのメールを開く」と再表示させることができます。

<アーカイブしたメールの再表示方法>

1. 左側のメニューの「もっと見る」をクリック

2.「すべてのメール」をクリック

3. アーカイブしたメールも含めすべてのメールが表示される

メールのアーカイブまたはミュート

「ラベル」機能でメールの分類を簡単に

Gmailには、メールを分類する「ラベル」という機能があります。ラベルは自由に作成することができ、受信メールをラベルごとに自動で振り分けることができます。

一つのメールに複数のラベルを付けることができるため、メールの分類と管理がとても簡単になりますので、是非使ってみてください。

<ラベルの作成方法>

1. 左側のメニューの「もっと見る」をクリック

2.「新しいラベルを作成」をクリック

3. 新しいラベル名を入力し、「作成ボタン」をクリック

<ラベルの設定方法>

1. ラベルを付けたいメールを開く

2. ページ上部の「ラベル」をクリック

3. メールにつけたいラベルを選択する

ラベルを付けて受信トレイを整理する

Gmailのレイアウトを自由にカスタマイズ

Gmailも、一般的なメールソフトと同じように、未読メールを先頭に表示したり、受信トレイにカテゴリを作成したりするなど自由にカスタマイズできます。自分が使いやすいように変更して、メールチェックの時間を短縮しましょう。

<参考例:受信トレイ内の優先表示順位の変更方法>

1. トップページの右上にある歯車アイコンをクリック

2. メニュー内の「設定」をクリック

3. 上部のタブから「受信トレイ」を選択する

4. 「受信トレイの種類」のプルダウンメニューで受信トレイのスタイルを選択

5. ページ下部の「変更を保存」をクリック

Gmail の受信トレイのレイアウトを変更する

様々な条件での検索が可能

Gmailには、Web検索最大手のGoogleの技術を利用した強力な検索機能が搭載されています。人名や会社名でのキーワード検索は使ったことがある人も多いと思いますが、そのほかにも、「未読メールのみ表示」「添付ファイルの種類」「添付ファイルのサイズ」など様々な条件でメールを検索することができます。

下記に代表的な検索コマンドを掲載しましたが、これを知っているのと知らないのとでは、探したいメールを見つけるスピードが大きく変わるでしょう。

<検索コマンドの例>

「is:unread」:未読メールのみを表示する

「is:read」:既読メールのみを表示する

「size:X」:サイズがX 以上のメールのみを表示する

「smaller:X」サイズがX 以下のメールのみを表示する

「has:attachment」:添付ファイルがあるメールのみを表示する

「filename:jpg」:添付ファイル名を指定して検索する

「before: YYYY/MM/DD」:指定した日付より前のメールを検索する

「after:YYYY/MM/DD」:指定した日付より後のメールを検索する

検索コマンドは紹介したもの以外にもあるので、下記の参考情報で一度確認してみてください。

Gmail で使用できる検索演算子

最大5つのメールアカウントを利用でき、まとめて受信

Gmailには、Gmail以外のメールアカウントでも登録すれば、Gmailで受信できるようになる機能があります。この機能を使えば、会社のメール、自宅のプロバイダーのメール、キャリアのメールなど、最大5つのメールアカウントをまとめてGmailで扱えるようになります。

返信する際のメールアドレスはそれぞれのメールアカウントごとに設定できるので、会社のメールアドレスに届いたメールを返信する際、個人用のメールアドレスで返信してしまうといった間違いは起きません。

また、Gmailで受信するように設定しても、今まで使っていたパソコンやスマートフォンのメールソフトにメールは届きますので安心してください。

Gmailですべてのメールが確認できるのは想像以上に便利です。もし、使いにくくい場合は、いつでも解除できますので、一度使ってみてください。

<メールアドレスの追加方法>

1. トップページの右上にある歯車アイコンをクリック

2. メニュー内の「設定」をクリック

3. 上部のタブから「アカウントとインポート」を選択する

4. 「メールアカウントを追加する」をクリック

5. 読み込み元のアカウントのメールアドレスを入力して、「次のステップ」 をクリック

6. スワードを入力 ※推奨: 以下のチェックボックスをオンにする

• 「メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する」

• 「受信したメッセージにラベルを付ける」

7. 「アカウントを追加」をクリック

他のアカウントのメールを確認する

Gmailの隠れた機能、ご存知だったでしょうか?

今回紹介した機能や設定は基本的なものです。いろいろ設定を変更して、自分の使いやすいようにカスタマイズしてみてください。

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