大切な年賀状のデジタル整理術を紹介

親戚や友人たちから届く年賀状は、普段会えない人たちの近況を知ることができ、大切な思い出となるものです。

しかし、受け取ったあとの保存に悩まされるのも事実。どうしても捨てられず、輪ゴムでまとめた年賀状が、何年分も保存してあるという人も多いでしょう。

こうした悩みを解決するのが、「年賀状のデジタル化」です。デジタル化すれば保存場所も取らず、住所録の管理もカンタンになります。

今回は、そんな年賀状デジタル整理術について、詳しく解説していきます。

プリンターのスキャナー機能でデジタル化

パソコンで年賀状をデジタル化するには、スキャナーという周辺機器を使います。そんなの持っていない・・・という方が多いと思いますが、コピーもできるプリンターを使っていないでしょうか? こうした「複合機タイプ」のプリンターには、スキャナー機能も搭載されていますので、パソコンに年賀状を読み込むことができます。

デジタル化のコツは、年賀状の表と裏をひとつのファイルとして保存することです。表と裏を別のファイルに保存すると、どれが誰の年賀状かがわからなくなってしまうことも。一つのファイルにしておけば、こうした失敗は起きません。

ファイル形式は汎用性の高い「PDF」か「JPEG」形式がオススメです。MacのパソコンやiPhoneをお使いの方は、JPEGの方がPDFより表示が速いので、JPEGでの保存をオススメします。

そして、デジタル化の大きなメリットとなるのが、「OCR」(光学文字認識)による住所や名前の自動認識です。通常、画像に写っている文字はテキストデータ(文字データ)として扱えませんが、ほとんどスキャナーには、それを「テキスト形式」に変換してくれるOCRソフトが付属しています。

こうしたOCRソフトを使えば、年賀状の差出人を住所録にカンタンに登録できるのです。年賀状作成ソフトのなかには、スキャナーで取り込んだ年賀状を「住所録」に登録できる機能が用意されていることも。お使いの機器やソフトに、こうした機能がないかを一度確認してみてください。

スマホのアプリでデジタル化

「スキャナーはないけどデジタル化したい」という方は、AndroidスマホやiPhoneのアプリを使いましょう。スマホのカメラで撮影して画像データで保存するだけでも、単純なデジタル化はできますが、アプリを使うといろいろ便利です。

たとえば「Evernote」というアプリには、書類などをスマホカメラで撮影すると、余白を切り取って文書部分だけにしてくれる「ドキュメントカメラ」機能があります。これを使ってデジタル化しておけば、差出人や住所などが自動で認識されるので、あとから名前や住所などでカンタンに検索できるようになります。

これでも十分便利なのですが、iPhoneユーザーのみ「Evernote Scannable」というさらに便利なアプリがあります。

このアプリはカメラを年賀状に合わせると自動で撮影し、画像の角度調整と回転、四隅の切り取りなどの調整を行ってくれます。表と裏の撮影が数秒で終わるので、たくさん年賀状が届く人はこちらのアプリが便利です。

ただし、Evernoteは無料で使えるベーシック版の場合、月間のアップロード容量が60MBまでとなっていますので、年賀状の枚数が多い人は保存しきれない可能性があります。

ちなみに、このEvernoteは大変人気のあるアプリで、「Google Play」が選ぶ「2015 年ベストアプリ」を受賞しています。年賀状のデジタル化以外にも、名刺の管理やレシートや領収書の整理など、紙の資料を整理するのに大変便利ですので、ぜひ使ってみてください。

Androidスマホの場合、Evernoteも使えますが、「Googleドライブ」のスキャン機能が便利です。「Googleドライブ」のアプリを起動したら、「新規追加」から「スキャン」を選択して、年賀状を撮影するだけでPDFファイルが作成されます。「Googleドライブ」も、OCR機能で住所氏名を認識してくれるので、住所録を作ったり検索したりすることがとてもカンタンにできます。

■Evernote-メモを取り、メモを書き込み。ノート、メモ帳、プランナーとして使用

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■Evernote Scannable(iOS版のみ提供)

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■Googleドライブ

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デジタル化した年賀状のバックアップは必須

デジタル化のメリットは、半永久的に残せることですが、パソコンの故障やアプリ上のトラブルなどで、データが消えてしまうことがあります。復元できる場合もありますが、基本的には難しいので、念のためCD-RやDVD-R、USBメモリーなどにバックアップしておきましょう。バックアップがあれば万が一のときでも、データが残っているので安心です。

スキャンした後、古い年賀状を処分する場合は、住所氏名が読み取れないようにシュレッダーにかけて捨ててください。大切な思い出なので残しておきたいという方は、市販のハガキホルダーや製本テープなどでキレイに整理して、保存しておくとよいでしょう。

年賀状をデジタル化しておくと、来年の年賀状作成がグッとカンタンになりますので、ぜひやってみてください!

※2019年10月現在の情報を掲載しています。製品・サービス内容についての詳細は、各販売・提供会社へお問い合わせください。

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